¿W2 o 1099? ¿Cuál es la que necesitas emitir? ¿Cuáles son las diferencias entre un empleado y un contratista independiente? ¿Es la clasificación errónea un problema?
Una de las razones mas communes por las que las empresas cometen errores en la clasificación de trabajadores, es que no existe una definición uniforme de lo que es un empleado o un contratista independiente. El estado de contratista independiente NO es favorecido por el Servicio de Impuestos Internos (IRS), el Departamento de Trabajo (DOL), los estados y muchas agencias dentro de los estados.
Empleado W-2
Cuando se paga a una persona en el formulario W-2, el empleador retiene y paga automáticamente todos los impuestos, el Impuesto Federal y el FICA (Seguro Social y Medicare). Además, el empleador paga todos los impuestos necesarios del empleador, FICA, FUTA (Impuesto Federal de Desempleo) y SUI (Impuesto Estatal de Desempleo). Estos impuestos deben ser remitidos y pagados trimestralmente o mensualmente al IRS y al estado.
1099-MISC Contratistas Independientes
Cuando se paga a una persona en el formulario 1099-MISC, se reporta la cantidad de dinero que fue pagado por el serivio, sin descontar ningún impuestos. Es responsabilidad de la persona presentar y pagar los impuestos correspondientes al final de año.
Como puede ver, tener 1099 contratistas independientes es una ventaja, ya que representan ahorros de impuestos significativos para el empleador.
Hacer las Preguntas Correctas
Hay una serie de preguntas que debe hacer y documentar para determinar de si una persona es un empleado o un contratista independiente:
- ¿Con qué frecuencia la persona trabaja para usted? Tiempo completo, tiempo parcial, ocasionalmente, para proyectos o tareas específicas. Hay una diferencia entre un asistente que trabaja para usted un día a la semana y recibe un pago por hora y un contador que hace su contabilidad una vez por trimester.
- ¿Quién establece el horario de la persona?
- ¿Supervisa e instruye a los trabajadores? O ¿Toman ellos sus propias decisions?
- ¿Quién paga los costos relacionados con su trabajo? ¿Traen sus propias herramientas? ¿El empleador les proporciona?
- ¿Cómo se les paga? ¿Por hora y semanalmente o el pago se basa en el Proyecto?
- ¿El trabajado puede trabajar en otro lugar o está obligado a trabajar solo con usted? ¿Realizan los mismos servicios para un empleador diferente?
- ¿Tienen que usar uniformes que los identifiquen con su negocio?
Quien Tiene el Control
Todas estas preguntas tienen que ver con el control. Quien controla lo que hace el trabajador . ¿Es el trabajador quien controla el método y horario o es la empresa? ¿Cuánto control tiene la empresa sobre las finanzas del trabajador? ¿Se paga por hora o se basa en cada proyecto individual? Si no hay trabajo, ¿tiene que presentarse?
FEIN
Si un trabajador tiene un Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN) esto no significa que sea automáticamente un contratista independiente.
Herramientas en Línea
Hay una serie de herramientas en línea, que lo guían a través de estas preguntas y brindan asistencia para hacer las clasificaciones. Encontré una proporcionada por Quickbooks, precisa y realmente fácil de usar. Haga clic aquí para ver la calculadora 1099 W-2 Employee.
Casos Judiciales
Muchos empleadores están clasificando incorrectamente a los trabajadores, los empleados están clasificados como contratistas independientes debido a ahorros de impuestos significativos. Sin embargo, los casos de clasificación errónea presentan un riesgo importante , aquí están algunos de los casos mas recientes:
Harris v. Bowlin Group, LLC
Harris v. Bowlin Group, LLC, un tribunal federal le exigió a la compañía $ 1,075,000 en salarios atrasados y daños en 2013 para los trabajadores de instaladores de cable, teléfono e internet que fueron clasificados erróneamente como contratistas independientes. La Compañía no pagó compensación por tiempo extra, (overtime) a la tasa de tiempo y medio. El error estuvo en que la compañía estaba utilizando ambos, empleados y contratistas independientes para la instalación. Pero no estaba documentando como se determinaban esas clasificaciones. Las empresas pueden usar tanto a empleados como a los contratistas independientes para producir un resultado final que sea el mismo, pero la determinación debe documentarse.
Leevson v. Aqualife USA, Inc.
Leevson v. Aqualife USA, Inc., noviembre de 2017, una compañía que vende y da servicio a sistemas de filtración de agua, el tribunal exigió que la compañía pague más de un cuarto de millón de dólares a dos empleados. La decisión del tribunal se basó en la evidencia de que ambos trabajadores bajo el control de la gerencia, trabajaban horas fijas cada día, recibían pagos por hora y tenían que registrar su entrada y salida.
Razak v. Uber Technology
El último es Razak v. Uber Technology, en abril de 2018, un tribunal dictaminó que los conductores de Uber eran contratistas independientes, ya que tienen un control total de sus horas y pueden trabajar cuando quieren, dónde quieren y son libres de atender sus necesidades personales.
Para Concluir
Eche un vistazo a lo que está haciendo actualmente. Revise la clasificación de sus empleados y/o contratistas independientes y documente cómo llegó a esa determinación.
Consulte algunos de los servicios que ofrecemos para pequeñas empresas y conductores de camiones. Déjenos sus preguntas en la sección de comentarios a continuación, o llámenos para discutir su situación particular.
Accounting Freedom Solutions LLC, (941) 284-5763
La información contenida en este artículo es información general. Antes de tomar una decisión que pueda afectarle a usted o su negocio, por favor de consultar a un asesor profesional calificado para obtener asesoría en su situación específica.
